VKI zoekt proactieve officemanager!

Wij zoeken een proactieve officemanager voor ons kleine, gezellige team! Als ervaren ondersteuner stap je bij VKI in een afwisselende en verantwoordelijke functie waarbij je zelfstandig een heel divers takenpakket oppakt. Je runt de volledige backoffice van A tot Z.  

Musthaves voor deze uitdagende job zijn structuur en overzicht. Als spin in het web weet je wat er speelt èn wat er gaat spelen. Daarnaast ben je proactief: je ziet waar het werk ligt en hebt het al gedaan voordat we überhaupt de kans krijgen het jou te vragen…

Waar kom je te werken?

Het Van Kleef Instituut is een kennis- en inspiratienetwerk in Rotterdam, dat verpleegkundigen en verzorgenden verder helpt in hun vak. We luisteren naar de ervaring van verpleegkundigen en verzorgenden in de praktijk. Hoe gaan zij om met vernieuwingen in de zorg? Wat hebben zij nodig om hun vak goed uit te oefenen? We laten zorgprofessionals van elkaar leren en ontwikkelen praktisch toepasbare tools en workshops. Daarbij werken we intensief samen met zorgorganisaties, zorgexperts, onderwijs en kennisinstituten.

Ons kantoor is gevestigd op de 30e verdieping van gebouw de Delftse Poort, pal naast station Rotterdam CS, met lekkere koffie, goede lunchmogelijkheden en een prachtig uitzicht over de Maas.

Jouw baan

Er is genoeg te doen in onze backoffice. Daarom zijn wij op zoek naar iemand die een boost gaat geven aan een verdere professionalisering van onze processen en het omzetten van plannen en ideeën in concrete acties en resultaat. Daarmee draag jij substantieel je steentje bij aan de ambities van het Van Kleef Instituut.

Als office manager ben je de spin in het web van VKI. Je hebt een zeer afwisselend takenpakket, met als kern:

  • Algemeen office management: kantoorinkopen, contact met leveranciers en verhuurder van het kantoor, agendabeheer, maar ook digitale en papieren archivering, wachtwoordbeheer enz.;
  • Logistiek: we organiseren veel bijeenkomsten; jij speelt hierin een belangrijke rol, voor wat betreft het regelen van locaties, catering, trainers en agendabeheer. Maar ook het maken van draaiboeken, het registreren van aanmeldingen, het uitsturen van bevestigingen en evaluaties behoren tot jouw takenpakket;
  • Communicatie: we verwachten van jou dat je een proactieve rol kunt spelen in het maken en verzenden van de nieuwsbrieven, en dat je de planning hieromtrent bewaakt;
  • Social media: we willen onze kennis en ons aanbod delen op LinkedIn en andere social media. Jouw creatieve bijdrage hierin is cruciaal. Jij zorgt ervoor dat nieuwe content geplaatst wordt op de diverse kanalen en onze website. Jij speurt naar passende content en actualiteiten in de markt. En redigeert en creëert zelf boeiende teksten die onze doelgroep aanspreken;
  • Financiële ondersteuning: je hoeft geen jaarrekening te kunnen lezen maar je kunt wel helpen met de begrotingscyclus. Ook zien we graag dat je het huidige systeem van binnengekomen en uitgaande facturen uitvoert, bewaakt en waar nodig verbetert;
  • Projectondersteuning: je levert een bijdrage aan de voortgang van onze projecten, bijvoorbeeld door het bijhouden van urenregistraties en hierover contact te onderhouden met de programmamanager;
  • Proactieve ondersteuning van directeur en programmamanager met ‘raad en daad’, afsprakenbeheer en voorbereiden van bestuursstukken.

 

Wat vraagt VKI van jou?

  • Je hebt een afgeronde HBO opleiding. Studierichtingen Officemanagement/Secretarieel. Aanvullende cursussen in Marketing / Communicatie zijn een pré, maar zeker geen must;
  • Je hebt minimaal 5 à 10 jaar werkervaring;
  • Je hebt kennis van, en ervaring in, planning en organisatie van projecten en bijeenkomsten;
  • Je kunt zelfstandig teksten opstellen, redigeren en plaatsen op de website (we werken met WordPress);
  • Je bent vaardig in het omgaan met de gebruikelijke computer- en softwaresystemen, zoals Office 365;
  • Je hebt ervaring met verschillende Social Media kanalen zoals LinkedIn, Facebook, Twitter en je bent bekend met tools zoals Hootsuite of Tweetdeck;
  • Je bent proactief: je ziet waar het werk ligt;
  • Je bent klantgericht in woord en geschrift;
  • Je wordt gelukkig van het werken in een kleine, informele organisatie waarin je je eigen werk kunt inrichten

Wat biedt VKI jou?

VKI is geen ‘standaard’ organisatie. We werken niet volgens vaste structuren en hebben een platte, informele organisatie. Je krijgt veel vrijheid, maar we verwachten daarmee ook een grote zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Geen dag is bij VKI hetzelfde.

Wij bieden je een afwisselende functie in een gezellig klein team op een kantoor met het mooiste uitzicht van Rotterdam. Je draagt direct bij aan de vakontwikkeling van verpleegkundigen en verzorgenden in de ouderenzorg. Dus als je hart ligt in de zorg, bij opleiden en kennis delen, dan is dit jouw plek!

Jouw persoonlijke ontwikkeling is voor ons belangrijk en uiteraard is er ook ruimte om jouw opleidings- en trainingswensen te bespreken.

Deze functie is in overleg in te vullen tussen de 16 en 20 uur per week. Vrijdag is bij VKI voor iedereen een parttime dag. In eerste instantie krijg je een contract voor een half jaar, met de mogelijkheid tot een tijdelijke of vaste verlenging.

Jouw functie is ingedeeld in FWG 50 in de CAO VVT (Verpleeghuizen, Verzorgingshuizen en Thuiszorg) en wordt ingeschaald op basis van werkervaring.

Interesse? Laat het ons weten!

Stuur een pakkende motivatie met CV naar info@vankleefinstituut.nl. Je hoort dan z.s.m. meer over het vervolg!