Op 10 november 2022, kwamen 12 kwaliteitsverpleegkundigen samen online om kennis te delen en inspiratie op te doen. In dit tweede kennisnetwerk, gefaciliteerd door Lausanne Mies, stond het proces van verbeteren van zorgverlening met behulp van het verbeterregister en het jaarplan centraal.
De rol van de kwaliteitsverpleegkundige
Kwaliteitsverpleegkundigen kunnen verschillend opgeleid zijn, vanuit bijvoorbeeld een facilitaire of zorgprofessionele achtergrond. Er bestaat geen specifieke opleiding tot Kwaliteitsverpleegkundige; vaak biedt de organisatie wel een cursus aan. De rol van de kwaliteitsverpleegkundige krijgt in de verschillende zorgorganisaties op diverse manieren invulling. De functie- of rolomschrijvingen en takenpakketten lopen uiteen en er is verschil tussen de invulling voor intramurale en extramurale settings. Dat maakt het uitoefenen en ontwikkelen van de functie of rol van kwaliteitsverpleegkundige soms lastig. Daarbij speelt mee dat een kwaliteitsverpleegkundige geen hiërarchische positie heeft én met heel veel partijen en personen (stakeholders) te maken heeft. Daarom is het zinvol om uit te wisselen over de invulling van de eigen rol en daarin van elkaar te leren en elkaar te inspireren. In de woorden van één van de deelnemers: “Meer elkaars aanpakken en ervaringen gebruiken en uitwisselen welke interventies kwaliteitsverpleegkundigen doen, zodat niet iedereen het wiel zelf hoeft uit te vinden”. Deze keer zijn de onderwerpen: Het verbeterregister en het jaarplan.
De verbetercyclus
Een verbeterregister/-monitor bestaat uit uitkomsten vanuit verschillende bronnen:
- MIK-meldingen en eventuele incidenten
- Kwaliteits- en dossiercontroles
- Audits
- Klanttevredenheidsonderzoeken
Vaak is er een Excel sheet gemaakt waarin de verbeterpunten staan vermeld. De verbeterpunten worden omgezet in doelen en acties die worden toebedeeld aan verantwoordelijke personen en worden uitgezet in de tijd.
Het jaarplan
In het jaarplan worden de gekozen verbeterspeerpunten en acties opgenomen. Op deze manier wordt jaarlijks gericht gewerkt aan de onderwerpen waarop verbetering gewenst is. De voortgang van het jaarplan wordt regelmatig geëvalueerd volgens de PDCA-methode.
Genoemde uitdagingen voor de kwaliteitsverpleegkundige
- Hoe houd je focus en grip op de agenda en planning en wat zet jij daarbij in? (Het verbeterregister? Kwaliteitsoverleg?)
- Hoe zorg je voor de implementatie van de verbeteractie?
- Hoe zorg je dat taken en verantwoordelijkheden bij de juiste personen terechtkomen eea gerealiseerd wordt zonder dat je een leidinggevende/hiërarchische positie hebt? Is jouw rol om er zelf iets mee te doen óf om te monitoren dat anderen er iets mee doen?
- Wat zet je in om te toetsen of eea verbeterd is? Is de PDCA-cyclus rond? (Audits doen bij medicatie-uitgifte? Toetsen of dossiers in orde zijn? Aanspreken collega’s?)
Stakeholders in kaart gebracht
Om te weten met en voor wie je als kwaliteitsverpleegkundige direct en indirect samenwerkt, hebben we tijdens het kennisnetwerk alle stakeholders in kaart gebracht. Genoemd zijn:
Regiomanager, locatiemanager, MT, behandelaren, zorgmedewerkers (in de wijk), taakhouders of aandachtsvelders hygiëne, medicatie etc, bewoners/cliënten en familie, kwaliteitsadviseur, ICT, huisartsen, medewerkers facilitair, collega kwaliteitsverpleegkundigen, medewerkers welzijn, vrijwilligers, zorgbemiddeling, zorgcoördinator, specialistisch team, cliëntenraad, afdeling scholing en opleiden, schoonmaak, VVAR, externe partijen: ziekenhuis, hospice, gemeente, apotheek.
Dat zijn veel personen en partijen! De vraag luidde: met welke stakeholder zou jij meer of beter willen samenwerken en waarom? Zinvol om daar regelmatig bij stil te staan.
Uitwisseling: wat speelt er nu in jouw werk?
In drie groepen bespraken deelnemers eigen praktijksituaties:
- Waar loop je tegenaan? En:
- Wat is een heel goede en inspirerende aanpak in het werken met verbeterregister en het jaarplan?
Enkele bespreekpunten en opbrengsten waren:
- Stellen van prioriteiten: Meerdere kwaliteitsverpleegkundigen deelden dat zij hun werk veel vinden en moeite hebben met prioriteren (na een week vakantie 300 mails met hoge prioriteit in de mailbox aantreffend). Hierover werd door anderen geadviseerd hulp te vragen bij het prioriteren. Plan bijvoorbeeld een tweewekelijks overleg in met de kwaliteitsadviseur of locatiemanager en stem af over de te stellen prioriteiten. Durf ook je team en/of collega kwaliteitsverpleegkundigen om hulp te vragen.
- Verdelen van de workload: In sommige organisaties doen de teamleiders de eerste afhandeling van de MIK-meldingen. De kwaliteitsverpleegkundigen doen dan alleen de halfjaarlijkse analyse. Een andere organisatie heeft afgesproken dat een hbo-verpleegkundige de eenvoudige incidenten op zich neemt, en de kwaliteitsverpleegkundige de meer complexe. Dat bevalt.
- Omgaan met e-mails: Ook werd de tip gedeeld om mailboxinstellingen aan te passen zodat de mails die specifiek aan jou gericht zijn in de mailbox komen en anderen (BCC en out of office) in mappen. Ook het ordenen van inkomende mail naar belangrijkste stakeholder (arts, regiomanager) werd genoemd.
- Grenzen stellen: Blijf je bewust van wie je opdrachten aanneemt en bedenk voordat je toezegt: ‘hoort dit bij mij?’. Prioriteer samen met je manager en spreek je uit wanneer het teveel dreigt te worden. Om meer focus of regie te houden kunnen ook doktersassistenten ingezet worden bij de uitvoering van de griepvaccinatie. Het is niet noodzakelijk om dat als kwaliteitsverpleegkundige zelf te doen.
- Uitvoeringsverzoeken: Uitvoeringsverzoeken voor voorbehouden handelingen blijken niet meer verplicht om in te vullen door zorgverleners. Dat scheelt veel werk. Er zijn mailadressen uitgewisseld om hierover verder af te stemmen.
- Samenwerking: Werk districtsoverstijgend samen in het vaststellen en monitoren van verbeterdoelen! Per regio is er wel een overleg onder kwaliteitsverpleegkundigen, maar niet over de hele organisatie heen. Het voorstel van Careyn intern is om dat twee keer per jaar te organiseren en elkaar zo beter te leren kennen en meer samen te kunnen werken.
Inventarisatie van onderwerpen voor de volgende bijeenkomst
Als suggesties voor een volgend kennisnetwerk met kwaliteitsverpleegkundigen worden de volgende onderwerpen genoemd:
- Hoe motiveer je je team bij verandering? (omgaan met weerstand bij implementatie)
- Structuur brengen in je werk (borgen en organiseren van je werk)
- ‘Een dag uit het leven van de kwaliteitsverpleegkundige’
- Intervisie-achtige invulling; is altijd nuttig.
Tot slot wees een deelnemer op de landelijke LinkedIn-groep voor kwaliteitsverpleegkundigen.
